Quản lý email một cách không khoa học sẽ làm mất rất nhiều thời gian và đôi lúc sẽ khiến bạn bí rối trong công việc. Vậy bí quyết nào để quản lý email hiệu quả . Hãy đọc ngay bài viết dưới đây nào!

1. Email là gì?

Email là từ viết tắt của Electronic Mail, có nghĩa là Thư điện tử. Đây là một phương thức trao đổi (gửi – nhận) thư từ thông qua mạng internet.

định nghĩa về email
email là gì?

Với email bạn có thể gửi các thông điệp tồn tại dưới dạng tệp, hình ảnh, âm thanh haowcj video.

Và email hiện đang là một trong những phương tiện trao đổi thông tin online phổ biến nhất hiện nay. Với email bạn có thể liên lạc để gửi công việc, trao đổi công việc với nhân viên của mình.. Và còn rất nhiều lợi ích khác nữa mà email mang lại cho người dùng.

>>>Xem thêm:7 lý do Excel là công cụ lạc hậu để sử dụng quản lý công việc và dự án.

2. Lợi ích của email mang lại.

Email có thể mang lại cho người dùng các lợi ích sau:

  • Nhận và gửi thư một cách nhanh chóng
  • Tiết kiệm chi phí
  • Nhân và gửi thư mọi lúc
  • Chứa nhiều thông tin khác nhau : tệp, ảnh, âm thanh, văn bản….
  • ……………….
email mang đến cho người dùng những lợi ích gì
lợi ích của email

>>>Xem thêm: Những lợi ích tuyệt vời của công cụ quản lý công việc.

3. Cách quản lý email hiệu quả

a. Xóa những email không cần thiết

Bạn nên thường xuyên vào kiểm tra tin nhắn trong email. Hãy lọc ra những email không cần thết và xóa nó ra khỏi hộp thư của bạn.

Việc xác định những email không quan trọng bằng cách nhìn vào tiêu đề mail và tên người gửi. Việc xóa các mail không quan trọng giúp giao diện làm việc của email trông gọn gàng. Bạn có thể dễ dàng nhìn thấy các email còn lại và xác định những email quan trọng cho công việc.

cách quản lý email hiệu quả là xóa các email không cần thiết
xóa email không cần thiết

b. Tạo email Canned responses

Tính năng Canned responses trong email cho phép bạn lưu email dưới dạng một phản hồi mẫu và dùng đi dùng lại nó mà không cần phải thực hiện thao tác sao chép rồi dán vào một cửa sổ mới.

Tính năng này phù hợp với bạn trong tình huống bạn muốn gửi emaild đến nhiều đối tượng, nhiều lần với nội dung giống nhau. Thì Canned responses sẽ giúp bạn trong điều đó.

Giờ đây, bạn không cần phải viết lại từ đầu nội dung hay thực hiện thao tác sao chép rồi dán mỗi khi trả lời email.

sử dụng tính năng canned responses để quản lý email hiệu quả
Tính năng canned responses

>>>Xem thêm: Các cách để quản lý công việc để đạt được hiệu quả tối ưu nhất

c. Không đăng ký nhận thông tin từ các kênh không theo dõi

Trong quá trình làm việc, nhất là trong ngành dịch vụ bạn thường đăng ký để nhân các thông tin liên quan đến công việc. Khi đăng ký nhân thông tin trên các kênh này thì email của bạn sẽ được gửi rất nhiều thông tin đến. Điều này gây mất kiểm soát hộp thư đến trong email của bạn.

Bỏ nhận thông tin từ các kênh không cần thiết
Hủy nhận thông tin từ các kênh bạn không theo dõi

Chính vì vậy bạn cần phải hủy đăng ký (Unsubscribe) các kênh chuyên gửi mail quảng cáo hoặc có thể chặn luôn các địa chỉ mail đó. Để tránh tình trạng bực bội khó kiểm soát email.

d. Gắn tên, tab hoặc bảng

Nếu bạn đang cảm thấy khó khăn trong việc tìm kiếm tin nhắn trong email. Thì việc gắn tên, tab hay bảng cho tin nhắn đó chính là điều cần thiết cho bạn.

Với cách phân loại như vậy, bạn không cần phải tìm kiếm email một cách khó khăn nữa. Hay lục tìm để kiếm một email trong hàng ngàn email của bạn.

Việc bạn chỉ cần làm bây giờ là tìm kiếm theo tên nhãn, tab hoặc click vào folder, bạn sẽ thu hẹp được phạm vi tìm kiếm và nhanh chóng tìm được email mình cần.

e. Thiết lập chế độ lọc thư

Với chế độ lọc, những mail gửi đến sẽ tự động sắp xếp vào các thư mục do bạn tạo ra. Những mail đến sẽ được phân loại dựa trên tiêu đề thư, người gửi,.. những tính chất phân loại do người dùng tự thiết lập.

Sử dụng chế độ lọc sẽ giúp bạn không còn phân loại mail thủ công. Công dụng này đặc biệt hữu dụng đối với những người làm quản lý dự án khi phải nhận mail từ nhiều bên và quản lý nhiều hạng mục.

bật chế độ lọc thư trong email để hạn chế các thư rác
lọc thư

Bên cạnh dùng email để quản lý công việc thì bạn có thể dùng phần mềm quản lý công việc tốt nhất để quản lý công việc của mình thật hiệu quả hơn. Với phần mềm quản lý công việc bạn sẽ cải thiện và nâng cao hiệu suất công việc của mình hơn, giúp bạn thành công trong công việc của mình.

>>>Xem thêm: Top 4 phần mềm quản lý công việc bạn cần phải biết