Với sự phát triển như vũ bão của công nghệ hiện nay, không gì là không thể. Một sản phẩm tốt rồi cũng sẽ bị đối thủ sao chép hay cuộc chiến cạnh tranh về giá sẽ chẳng bao giờ đi đến hồi kết. Thế nhưng “vũ khí” chăm sóc khách hàng lại trở thành lợi thế cạnh tranh bền vững vì nó rất khó bắt chước.

Vậy đâu là bí quyết?

Hệ thống phân chia công việc rõ ràng

Bạn cần một hệ thống được tạo theo quy trình, ghi lại đầy đủ các khách hàng cần quản lý.

Tại mỗi mục khách hàng, chứa công việc cần làm và thông tin của họ. Ngoài ra có thể đính kèm file, hình ảnh nếu cần.

Tiếp theo là chuyển các khách hàng này cho nhân viên phụ trách. Lưu ý là hệ thống cần lưu lại rõ ràng để tránh trùng lặp và thất thoát công việc.

Phân loại nhóm khách hàng hợp lý

Mỗi khách hàng đem đến những giá trị khác nhau cho công ty. Nên không thể dùng các phương thức chăm sóc như nhau cho các khách hàng khác nhau.

Việc nhà quản trị cần làm là đánh giá và phân loại khách hàng theo giá trị, từ đó đưa ra chiến lược chăm sóc phù hợp. Chẳng hạn như với nhóm khách hàng tiềm năng, mặc dù hiện tại chưa giao dịch với công ty, nhưng nếu bạn nhận định chính xác và đưa ra kế hoạch chăm sóc khách hàng phù hợp thì giá trị mà họ mang đến trong tương lai sẽ không hề nhỏ.

Lên kế hoạch chăm sóc khách hàng cụ thể

Sau khi đã phân loại nhóm khách hàng theo giá trị, bạn cần xác định kế hoạch cụ thể cho từng nhóm đối tượng.

Ví dụ, với khách hàng hiện tại, cần gửi mail, chat Facebook,… để thu thập phản hồi về sự hài lòng của họ, hay cung cấp chương trình hậu mãi.

Với khách hàng tiềm năng, cần gọi điện để tư vấn và thông báo các chương trình khuyến mãi để thúc đẩy hành vi mua của họ. Quan trọng ở bước này là phải phân chia công việc một cách hợp lý, khoa học để tránh nhầm lẫn.

>>>Xem thêm: Kỹ Năng Chăm Sóc Khách Hàng

Nhược điểm của tạo file quản lý chăm sóc khách hàng bằng Excel

Khi quản lý bằng excel. Dữ liệu của bạn khó mà được bảo mật. Dẫn đến bị lộ làm ảnh hưởng đến các dữ liệu quan trọng của công ty. Vì file excel chỉ hợp hợp để xử lý dữ liệu có dung lượng nhỏ. Công việc kinh doanh nhày càng mở rộng và tập khách hàng ngày càng mở rộng. Dữ liệu lớn sẽ khiến cho tốc độ xử lý chậm lại

Hơn nữa, Excel chỉ 1 người được phép sử dụng trên một tệp tin. Vì thế mà doanh nghiệp sẽ tốn thêm nhiều nhân lực và thời gian làm việc.

Sử dụng phần mềm quản lý công việc chăm sóc khách hàng

Sẽ không dễ dàng khi tiến hành thực hiện bằng phương pháp thủ công. Chính vì vậy hãy tìm cho mình một công cụ hỗ trợ phù hợp. Xin giới thiệu với các bạn phần mềm chăm sóc khách hàng Jobchat

Giúp người dùng tùy biến tự xây dựng một hệ thống quản lý phù hợp với mô hình kinh doanh. Đồng thời giải quyết tốt các vấn đề kể trên. Ngoài ra, hệ thống còn gửi thông báo đến những người liên quan khi công việc đó thay đổi ứng với tiến trình hoạt để mọi người dễ dàng nắm được và điều phối.

Trong thời buổi cạnh tranh gay gắt trăm người bán một người mua như hiện nay, chi phí để có một khách hàng mới tốn gấp 5-7 lần so với chi phí duy trì khách hàng hiện tại. (Theo: Cục quản lý các doanh nghiệp nhỏ cùng với Phòng Thương mại Hoa Kỳ). Vì vậy doanh nghiệp cần cân nhắc và đưa ra chiến lược chăm sóc khách hàng hiệu quả.