KPI là một phương pháp hiệu quả để đo lường hiệu suất làm việc của nhân viên. Nắm rõ cách xây dựng KPI giúp mọi hoạt động trong doanh nghiệp được diễn ra rành mạch, trôi chảy. Kiểm soát KPI là một điều tất yếu của mỗi người quản lý doanh nghiệp.

>>>Tài liệu tham khảo:

KPIs là gì? Tại Sao KPIs lại quan trọng trong mỗi doanh nghiệp

KPI (Key Performance Indicator) là chỉ số đánh giá tình trạng thực hiện công việc của các cá nhân, bộ phận hay tổ chức. Việc đánh giá tình trạng công việc phụ thuộc vào mục tiêu công việc do cá nhân hoặc phòng ban đặt ra từ đó phản ánh hiệu quả làm việc của họ. Người quản lý dựa trên cơ sở KPI để hỗ trợ doanh nghiệp và nhân viên các vấn đề như:

đo lường hiệu suất làm việc

Đối với nhân viên:

  • Theo dõi được mức độ hoàn thành của họ so với mục tiêu đề ra
  • Tạo động lực để nhân viên hoàn thành mục tiêu
  • Phát hiện những sai sót để kịp thời giải quyết

Đối với quản lý:

  • Theo dõi hiệu hiệu suất làm việc của nhân viên một cách chính xác, minh bạch cũng như đề ra các chế độ lương thưởng cũng như phạt.
  • Nâng cao hiệu quả quy trình nghiệm thu thực hiện công việc

Xây dựng KPI dựa trên những nguyên tắc nào?

Khi xây dựng KPI để đánh giá công việc và có một mục tiêu thông minh, cấp quản lý đảm bảo mục tiêu ban đầu đưa ra theo tiêu chí SMART:

  • S  – Specific:            Mục tiêu cụ thể, dễ hiểu
  • M – Measurable:      Mục tiêu phải đo lường được
  • A – Attainable:         Mục tiêu có thể đạt được
  • R – Relevant:          Thực tế
  • T- Time- Bound:      Thời gian hoàn thành
Xây dựng KPI dựa trên những nguyên tắc nào?
Tiêu chí SMART

Tiêu chí SMART không phải là yêu cầu bắt buộc khi xây dựng KPIs, tuy nhiên nếu KPIs được xây dựng dựa theo tiêu chí này thì hiệu quả của đánh giá thực hiện công việc nhân viên rất cao

Ưu và nhược điểm của phương pháp quản trị nhân viên theo KPI

Ưu điểm

  • Đây là cách nhanh nhất để thấy được thành quả hiện thời của công việc. Thể hiện mộ cách trực quan và định lượng mục tiêu chiến lược.
  • Khi có những đo lường chính xác giúp người lãnh đạo nhanh chóng ra việc ra quyết định
  • Giúp khâu quản lý nhận biết được những thành quả của nhân viên, phòng ban để khuyến khích, tạo động lực hoặc có phương án hỗ trợ thực hiện.
  • Đưa ra các chỉ tiêu có thể đo lường được
Ưu và nhược điểm của phương pháp quản trị nhân viên theo KPI

Nhược điểm

  • Có thể có một vài lý do khiến các chỉ số KPIs không đáp ứng tiêu chí SMART làm ảnh hưởng tiêu cực đến quá trình và hiệu quả quản lý nhân sự
  • Tuy nhiên, một KPIs rõ ràng, cụ thể cũng là gây ra một số vấn đề như làm hoang mang hoặc gây chán nản cho nhân viên. Diều này dễ dẫn đến thiếu cam kết giữa nhân viên và doanh nghiệp
  • Với những KPI mơ hồ, khó đo lường sẽ khiến nhân viên không có động lực phấn đấu
  • KPI thiếu thực tế, khó đạt tới là con đường nhanh nhất dẫn đến sự chán nản và mất động lực. Bởi vì khi nhân viên đã cố gắng hết mình vẫn không thể đạt được KPI, hậu quả nghiêm trọng nhất là có thể rời bỏ tổ chức.
  • Một KPI không có thời gian hoàn thành cũng có những rủi ro nghiêm trọng không kém. Khi không quy định thời gian hoàn thành, đích đến thời gian sẽ bị mơ hồ tạo tâm lý chán nản và giảm sút tinh thần làm việc.
đo lường hiệu suất làm việc

Tổng kết

Hệ thống KPI có những mục đích ưu, nhược điểm rất độc đáo. Chính vì thế doanh nghiêp phải cân nhắc kỹ lưỡng trước khi triển khai. Dù quy trình xây dựng không hề đơn giản nhưng nó cũng phần nào giúp doanh nghiệp giải quyết bài toán nhân sự đầy căng thẳng.

Sử dụng phần mềm quản lý công việc hỗ trợ đo lường hiệu suất làm việc

Phần mềm quản lý công việc JobChat sẽ là công cụ tuyệt vời để hỗ trợ xây dựng, theo dõi và đánh giá. Nhờ đó mà việc triển khai KPI trở nên đơn giản và hiệu quả hơn so với các làm truyền thống.

JobChat có 2 giao diện dạng kanban và dạng list. Giúp người xem dễ dàng biết được công việc nào chuẩn bị, đang và đã làm. Giúp người sử dụng dễ dàng kiểm soát phần công việc mình cách tốt nhất.

Phần mềm quản lý công việc Tiếng Việt miễn phí phù hợp cho người việt sử dụng. Bởi nó có giao diện đơn giản, dễ nhìn và dễ thực hiện. Bên cạnh đó JobChat được hỗ trợ trên nhiều nền tảng Web, IOS, Android, chẳng hạn như máy tính, điện thoại, tablet,..