Một công ty hay doanh nghiệp muốn thành công không thể thiếu bộ phận hành chính nhân sự. Đây là bộ phận đặc biệt quan trọng trong quá trình hoạt động và sáng tạo của tổ chức. Nhưng với số tài liệu khổng lồ của công ty liệu họ có thể quản lý và hoàn thành tốt công việc hành chính nhân sự của mình? Nếu bạn là một trong số những người đang gặp vấn đề này hãy cùng tham khảo bài viết dưới đây của chúng tôi.

Công việc hành chính nhân sự làm gì

nhân viên kiểm soát nội bộ
Công việc hành chính nhân sự làm gì?

Đây là công việc bao gồm việc quản lý và giám sát các sự kiện, kế hoạch nội bộ của công ty. Đồng thời lên kế hoạch, thực hiện kê khai, giám sát quá trình làm việc của nhân viên. Từ đó thanh toán lương cho mỗi cá nhân một cách chính xác nhất.

Công việc của nhân viên hành chính nhân sự

Sau đây, 3C tech sẽ liệt kê vài công việc nổi bật mà bạn thường gặp ở công việc này:

Quản lý hồ sơ và giấy tờ

  • Thực hiện tiếp nhận các loại giấy tờ được gửi đến công ty và xử lý chúng trong thẩm quyền cho phép. Sau đó, lưu trữ trong các kho tài liệu.
  • Quản lý, sắp xếp hồ sơ của nhân viên một cách rõ ràng và cụ thể.
  • Quản lý các loại giấy tờ liên quan tới tiền lương và các chế độ ưu đãi.

Công tác lễ tân

  • Tiếp nhận các cuộc gọi với khách hàng.
  • Đón tiếp khách mời mỗi khi công ty có sự kiện.

Công tác tuyển dụng

Định nghĩa nguyện vọng cá nhân
Công tác tuyển dụng
  • Lên kế hoạch tuyển dụng.
  • Lập báo cáo chi tiết về quy trình tuyển dụng để gửi lên cấp trên.
  • Liên hệ với các đơn vị cung cấp dịch vụ tuyển dụng nhân sự để tuyển nhân viên cho công ty.

Tố chất và yêu cầu công việc của nhân viên hành chính nhân sự cần có

Kỹ năng giao tiếp tốt

Đây là công việc thường xuyên phải tiếp xúc với con người. Do đó kỹ năng giao tiếp, nhanh nhẹn và linh hoạt luôn được ưu tiên hàng đầu. Hơn nữa, đôi khi làm việc sẽ có những vấn đề phát sinh bất ngờ. Lúc đó, nhân viên hành chính nhân sự cần phải có cái đầu lạnh để bình tĩnh xử lý chúng.

Kỹ năng tổ chức

Vì công việc chủ yếu là đảm nhiệm các sự kiện, hoạt động của công ty. Nên kỹ năng tổ chức là điều kiện phải có để người nhân sự hoàn thành tốt công việc này.

Thông thạo tin học văn phòng

trợ lý chuyên nghiệp
Thông thạo tin học văn phòng

Nhân viên hành chính nhân sự là người quản lý giấy tờ của công ty, lập cáo thường xuyên. Các công việc này diễn ra hằng ngày và phải cần đến máy tính, internet. Do đó, thông thạo tin học văn phòng là điều kiện bắt buộc đi ứng tuyển vào vị trí này.

Công tư phân minh

Nhân viên hành chính nhân sự là người chịu trách nhiệm về chế độ hưởng lương và công tác tuyển dụng. Vì vậy, họ cần minh bạch, rõ ràng để đưa ra kết quả chính xác nhất đến công ty. Không bao giờ nghĩ đến việc bao che, làm sai kết quả, gây ảnh hưởng đến người khác. Tệ hơn nữa là gây bất lợi đến tiến độ công việc của công ty.

Những thách thức mà nhà hành chính nhân sự đang gặp phải

Quá tải lượng công việc

Công việc của trợ lý giám đốc hàng ngày
Quá tải lượng công việc

Vì phải đảm nhiệm quá nhiều vai trò nên lượng công việc cần làm là quá nhiều. Nếu người nhân sự không biết lên kế hoạch cụ thể, thì dễ dẫn đến tình trạng quá tải, không xử lý kịp.

Hạn chế việc lưu trữ tài liệu

Mỗi năm công ty đều có rất nhiều giấy tờ cần lưu trữ. Các tài liệu, giấy từ này đến nhiều phòng ban khác nhau. Người nhân sự hành chính không thể cứ cất trữ trong các tập tài liệu mãi được. Vì như thế sẽ không đủ chỗ và chiếm diện tích rất nhiều. Nên họ rất cần đến một ứng dụng giúp họ quản lý các giấy tờ này. 

Khả năng sót việc cao

Vì công việc cần làm khá nhiều nên tỷ lệ sót việc là điều không thể tránh. Nếu người nhân viên không hoàn thành đúng tiến độ chắc chắn sẽ bị khiển trách. Ảnh hưởng đến con đường thăng tiến.

Ứng dụng quản lý công việc hành chính nhân sự – Jobchat 

Sơ lược về ứng dụng Jobchat

thông báo công việc kịp thời
Sơ lược về ứng dụng Jobchat

Jobchat là phần mềm quản lý công việc được xây dựng trên nền tảng AI là dữ liệu Realtime. Giúp việc quản lý, phối hợp giữa các cá nhân và giữa các nhóm bộ phận trở nên đơn giản và nhanh chóng. Từ đó giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát hiệu quả mọi nguồn lực của mình

Riêng đối với ngành hành chính nhân sự, jobchat sẽ có những tính năng dành riêng như:

Giúp kết nối chặt giữa các bộ phận

Hành chính nhân sự là bộ phận phải tiếp xúc với nhiều phòng ban. Do đó, ứng dụng jobchat sẽ hỗ trợ bạn tạo ra nhiều nhóm nhỏ. Với số lượng giới hạn rất lớn là 100 thành viên trong một nhóm. Và bạn chỉ cần đặt tên cho mỗi nhóm, cài đặt người theo dõi là tên mình. Như vậy, các bộ phận có thể trao đổi với nhau bất kỳ lúc nào. Có trục trặc nào cũng có thể báo cáo kịp thời. Công tác quản lý của bạn cũng trở nên dễ dàng, thuận tiện hơn.

Bảo mật thông tin an toàn

Tài liệu nhân viên là một trong những thông tin quan trọng nhất của công ty. Những thông tin về chế độ lương, kế hoạch nội bộ cần được bảo đảm. Nếu sử dụng jobchat các tài liệu bạn tải lên sẽ được bảo mật tuyệt đối. Không sợ bị mất, lộ ra ngoài. 

Cập nhật tiến độ làm việc

theo bạn mua phần mềm quản lý bán hàng bao nhiều tiền
Cập nhật tiến độ làm việc

Sau mỗi lần hoàn thành kế hoạch, hệ thống sẽ tự động lưu lại và đánh giá tiến độ làm việc của bạn. Điều này giúp công việc của nhân viên trở nên thuận tiện, dễ nắm bắt. Năng suất cũng được tăng nhanh, đem lại ấn tượng tốt đẹp đối với cấp trên.

Giúp đánh giá nguồn nhân lực, hoạch định nhân sự trong tương lai

Nếu mỗi cá nhân trong doanh nghiệp đều sở hữu cho mình một ứng dụng tuyệt vời này. Thì chắc chắn công ty sẽ phát triển rất nhanh, tạo môi trường làm việc chuyên nghiệp. Nhân viên làm việc nghiêm túc, nhà lãnh đạo quản lý dễ dàng.

Như vậy, mọi vấn đề về quản lý công việc hành chính nhân sự đã trở nên nhẹ nhàng khi có jobchat. 3C Tech tự hào khi là đơn vị cung cấp ứng dụng này đến hàng trăm doanh nghiệp. Quý khách hàng nếu muốn tìm hiểu thêm về bất kỳ dịch vụ nào về ứng dụng quản lý công việc hành chính nhân sự. Đừng ngần ngại mà liên hệ với chúng tôi nhé.

Sử dụng miễn phí tại đây: https://app.jobchat.vn/

Download ứng dụng tại: