Ngay từ khi khởi sự kinh doanh, các nhà sáng lập đã phải đương đầu với vô số những công việc cần làm cùng một lúc. Kỹ năng làm việc đa nhiệm thực sự rất khó có ai đạt được trong cuộc sống hiện đại ngày nay. Nhưng đó là điều cần thiết mà mỗi người cần rèn luyện để kiểm soát nhiều việc cùng một lúc. Sử dụng phương pháp Kanban trong quản lý công việc là một sự lựa chọn đúng đắn để đạt được hiệu quả kỹ năng này.

Cùng JobChat tìm hiểu về phương pháp Kanban trong bài viết dưới đây:

1. Phương pháp Kanban là gì?

Dịch theo nghĩa tiếng Nhật, Kanban có nghĩa là thẻ thị giác. Có thể gọi nó theo thuật ngữ chuyên môn kinh tế là : “Phương pháp quản lý Kanban”. Phương pháp này xuất phát từ công ty Toyota những năm 40. Áp dụng trong sản xuất và kỹ thuật. Những công nhân trong nhà máy đã sử dụng những tấm card màu để nhắc nhở nhân viên trong quy trình về các công việc cần làm. Việc tạo ra các tấm kanban cho phép họ giao tiếp hiệu quả và tập trung hoàn thành công việc.

phương pháp Kanban trong quản lý công việc

Phương pháp Kanban

2. Bảng Kanban

Theo phương pháp truyền thống, người dùng sử dụng những tấm giấy nhớ để mô tả công việc và quản lý luồng công việc trên những tấm bảng.

Lúc trước, bảng Kanban được sử dụng chủ yếu cho các dự án hay trong sản xuất. Nhưng ngày nay, bất cứ ai cũng đều có thể sử dụng phương pháp kanban để quản lý những việc cần làm trong công việc hoặc trong cuộc sống.

Sống trong thời kỳ công nghiệp hóa, hiện đại hóa.Bạn đã có thể dễ dàng tạo cho mình một bàn Kanban điện tử tùy theo nhu cầu của bản thân và công việc.

Bảng Kanban

3. Áp dụng phương pháp Kanban trong quản lý công việc

Việc áp dụng được phương pháp kanban trong hoạt động sản xuất không phải và điều dễ dàng. Nó hội tụ các yếu tố mà không phải tổ chức nào cũng có được.  Khi đã đảm bảo được các yếu tố trên thì phương pháp kanban là một phương pháp mang lại cho doanh nghiệp hiệu quả vượt trội

Không chỉ áp dụng trong hoạt động sản xuất, kanban còn là một công cụ hữu hiệu trong quản lý và kiểm soát công việc. Có thể sử dụng kanban bằng giấy nhớ hoặc các ứng dụng kanban đều có thể mang lại hiệu quả công việc tối đa, tránh mắc phải tình trạng công việc bị chồng chéo.

4. Nguyên lý Kanban trong quản lý công việc

Nguyên lý tiến hành Kanban là: Trên một tấm bảng tạo 3 cột. Nội dung các cột là:

  • Todo List ( Những việc cần làm)
  • Doing (Đang làm)
  • Done ( Xong)

Khi có công việc được giao hay có một nhiệm vụ nào đó bạn nghĩ mình phải làm thì viết vào những tờ giấy dán vào cột TODO. Trước khi đặt cần phân tích kĩ lưỡng việc này nên làm ngay hay để sau. Điều này tương tự như việc lập kế hoạch để bạn có một trình tự làm việc một cách bài bản.

Thông thường mọi người hay bắt tay làm ngay việc được giao mà không suy nghĩ, tính toán,…đó không phải là chiến lược tốt. Nếu có thể xếp mức độ ưu tiên theo giá trị thì bạn có thể mất ít công sức hơn mà làm được nhiều việc có giá trị hơn.

Nguyên lý Kanban

Nguyên lý Kanban

Khi bắt tay vào làm công việc gì, thì chuyển chúng sang cột Doing. Số thẻ ở cột này phải được giới hạn. Đừng cho nhiều việc vào cùng lúc, nó sẽ khiến bạn phải nhảy từ việc này sang việc kia. Điều này có nguy cơ khiến bạn bị stress và làm việc thiếu hiệu quả.

Sau khi hoàn thành xong công việc, chỉ cần đưa nó sang cột DONE. Nhìn vào cột DONE bạn sẽ thấy được tiến độ công việc cà tạo giá trị thúc đẩy bản thân

5. Kanban thời công nghệ

Với tính chất hay chi chuyển và làm việc với nhiều máy tính và thiết bị khác nhau. Hơn nữa, mỗi nhiệm vụ cần nhiều dữ liệu để lưu trữ. Bạn cần phải có một ứng dụng để tiện sử dụng ở mọi lúc mọi nơi.

Kanban được áp dụng vào jobchat

Phần mềm quản lý công việc JobChat hỗ trợ phân chia công việc và tạo luồn công việc theo phương pháp Kanban. Giúp người quản lý cũng như cá nhân dễ dàng theo dõi cũng như giám sát công việc.

Tích hợp 2 tính năng Job và Chat, phần mềm cho phép vừa thực hiện công việc vừa trao đổi công việc giữa các cá nhân và bộ phận với nhau để hoàn thành nhiệm vụ hiệu quả.