Cho dù bạn đang kinh doanh bất cứ ngành hàng nào, có thể là quần áo, hàng tạp hóa, nhà hàng,.. đều phải kiểm kê hàng tồn kho định kì. Có thể hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng nhưng đều nhận ra mình vẫn lặp lại những sai lầm trong quá khứ. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn nhận ra những sai lầm ấy và có cách để tránh phạm phải ở lần tiếp theo.

1. Lưu trữ không đầy đủ

Có một sai lầm phổ biến nhất của các kho hàng hiện nay thậm chí ở bất cứ nhà bán lẻ nào. Hàng hóa trong kho được lưu trữ vượt quá khả năng có thể kiểm kê. Liệu bạn đã trả lời được những câu hỏi mà chúng tôi đăt ra sau đây không:  Các giá đỡ đã được sắp xếp ổn thỏa chưa? Mặc hàng khi kiểm kê có dễ dàng lấy ra? Đảm bảo không có sản phẩm nào khuất tầm nhìn chứ? Giá đã chính xác chưa?

Một sai lầm khác trong việc công tác lưu trữ là không có bản đồ nhà kho thể hiện phân loại và thứ tự hàng hóa kiểm kê. Có được sự chuẩn bị cơ bản này, bạn sẽ không mất thời gian để tìm kiếm hàng hóa

Lưu trữ không đầy đủ
Lưu trữ không đầy đủ

2. Chuẩn bị kiểm kê hàng tồn kho không đầy đủ

Bên cạnh việc chuẩn bị lưu trữ đầy đủ là sự chuẩn bị kiểm kê hàng. Nếu nhân viên kiểm kê kho không được đào tạo một cách bài bản về nghĩa vụ phải kiểm kê như thế nào thì việc kiểm kê sẽ không chắc đạt được sự chính xác.

Một trường hợp thường xuyên xảy ra đó là quản lý cùng nhân viên kiểm kê hàng hóa và luôn nỗ lực để hoàn thành công việc hiệu quả. Điều đáng nói là nhà quản lý cửa hàng nên tốt hơn hết là cho phép nhân viên thực hiện kiểm kê ban đầu thay vì giải quyết các lỗi, việc của họ là xác minh kiểm kê và hạn chế tối thiểu các vấn đề khác phát sinh.

Chuẩn bị kiểm kê hàng tồn kho không đầy đủ

3. Kiểm kê ban đầu thiếu xác thực

Hãy chắc chắn rằng bạn đã có quá trình kiểm tra nhân viên trước khi giao nhiệm vụ. Xem xét các lỗi, nghi vấn có ảnh hưởng đến công việc kiểm kê. Có bước phòng ngừa này bạn sẽ tiết kiệm được thời gian kiểm kê lại thời gian và tiền bạc

4. Thiếu chuẩn bị trong khâu tiêu hủy hàng tồn

Khi thực hiện công tác tiêu hủy hàng tồn kho, cần có sự chuẩn bị một ngày cho việc di chuyển hàng. Các tài liệu chuyển giao, vận chuyển nên được giữ bí mật. Được giải quyết hoàn thiện trước khi kiểm tra hàng tồn kho để sẵn sàng cho quá trình đối chiếu sau này

Thiếu chuẩn bị trong khâu tiêu hủy hàng tồn

5. Bỏ qua lỗi trong quá trình kiểm kê hàng tồn kho

Cho dù các lỗi bắt nguồn từ ai đi chăng nữa thì sản phầm và phương pháp kiểm kê phải được giải quyết trước khi đưa ra kết quả cuối cùng. Cho dù một lỗi nhỏ cũng không nên chủ quan vì một chênh lệch nhỏ trong báo cáo kiểm kê cũng có khả năng tiêu tốn thêm tiền để mua thêm hàng,..

>>> Xem thêm: Kỹ Năng Sắp Xếp Công Việc

7. Thuê dịch vụ kiểm kê hàng tồn kho bên ngoài

Đối với dịch vụ thuê ngoài, bạn cũng phải chuẩn bị những công tác kiểm kê như trên giống với nhân viên của mình. Nhớ phải yêu cầu dịch vụ ngoài xác nhận các chi tiết về hậu cần , giải quyết lỗi trước khi đi vào kiểm kê. Đây cũng là thời điểm để bạn đối chiếu xem xét những thay đổi trong các thủ tục kiểm kê gần nhất của bạn.

8. Không kiểm tra bao bì, túi đựng

Thủ tục này cũng cần đưa vào trong quá trình kiểm tra hàng tồn kho. Tất cả các túi đựng của nhân viên hay dịch vụ thuê ngoài đều phải đặt ở nơi dễ thấy để được đưa vào kiểm tra trước khi rời khỏi tòa nhà. Vậy mà nhà quản lý lại quên thủ tục này dẫn đến thất thoát hàng hóa không lường trước được.

Không kiểm tra bao bì, túi đựng

Một số lời khuyên khi kiểm kê hàng tồn kho

  • Việc kiểm kê hàng tồn kho tốt nhất nên kiểm tra hàng ngày thì mới tránh được sai sót. Giữ cho cửa hàng được sắp xếp một cách gọn gàng giúp ích rất nhiều cho việc kiểm kê của bạn. Chuẩn bị các kỹ thuật thẩm định và thiết lập một quy trình bài bản cho người kiểm kê.
  • Kiểm tra toàn bộ cửa hàng trước khi kết thúc mỗi lần kiểm kê
  • Tiến hành xác minh kiểm kê hay kiểm tra kỹ lưỡng người kiểm kê

Để tránh gặp phải những sai lầm khi phải kiểm kê hàng tồn kho hay kiểm tra hàng hóa thì bạn nên áp dụng phần mềm quản lý công việc miễn phí.