John Jones, Jr và John James, Jr là anh em họ nhưng họ lớn lên trong cùng một thị trấn, sống cùng một con đường và ở cạnh nhà nhau.

Lạ thay, mẹ của hai người họ là chị em sinh đôi giống nhau y đúc và hai ông bố lại là đôi bạn tri kỷ.

Đặc biệt hơn hết đó là Jones và James được sinh ra cùng một ngày và cùng một bệnh viên, 2 người mẹ nằm cạnh giường bệnh của nhau.

Càng lớn họ càng giống nhau, hệt như hai anh em sinh đôi từ ngoại hình đến tính cách. Sau khi tốt nghiệp, họ lại càng làm cho mọi người ngạc nhiên vì cưới hai chị em sinh đôi trong một lễ cưới đôi.

Nhưng cho đến khi Jones và James cùng được thăng chức Quản lý, họ tổ chức phòng làm việc theo phong cách riêng biệt. Thời gian thấm thoát trôi qua, sự khác biệt giữa họ ngày càng rõ rệt. Jones bắt đầu tham gia các câu lạc bộ golf mà anh mong muốn tham gia từ trước, cuối tuần anh dẫn vợ và các con đi dã ngoại.

Ngược lại với Jones, James ngày nào cũng phải đi làm sớm và về rất khuya. Sức khỏe của anh ngày càng xuống dốc. Để có thể giúp đỡ người anh họ của mình. Jones đã chia sẻ bài học nghê thuật quản lý với James.

ủy quyền công việc

James bắt đầu học cách ủy quyền

Khi giao công việc cần phải:

  • Xác định và mô tả rõ ràng từng nhiệm vụ.
  • Yêu cầu nhân viên liệt kê lại những yêu cầu đó để đảm bảo anh ấy/cô ấy đã hoàn toàn hiểu rõ.

Luôn luôn chuẩn bị kỹ trước khi thực hiện công việc ủy quyền.

Lợi ích của nghệ thuật quản lý ủy thác công việc hiệu quả:

  • Giúp bạn có thêm nhiều thời gian.
  • Giúp bạn tập trung vào những điều quan trọng nhất.
  • Tạo điều kiện cho các nhân viên của bạn phát triển năng lực và tự tin.
  • Tạo điều kiện cho bạn huấn luyện và đào tạo nhân viên của mình.
  • Tạo cho bạn cơ hội nhận ra năng lực hực sự của cá nhân cấp dưới.
  • Đảm bảo kết quả thành công!

Thực hiện bước thứ hai

Khi giao việc, cần xác định cụ thể thời hạn hoàn thành công việc.

Anh chỉ tập trung vào công việc hướng dẫn nhân viên sao cho họ nắm rõ được công việc được giao. Thế mà từ đó James bắt đầu có những ngày nghỉ cuối tuần vui vẻ bên gia đình và bạn bè.

Tầm quan trọng của việc xác định thẩm quyền

Bộ phận của James bắt đầu tuần làm việc mới vô cùng phấn khởi. Và anh cũng không quên gia hạn thời gian hoàn thành công việc cho nhân viên của mình. Nhưng James lại cảm thấy thiếu kiên nhẫn với việc chuẩn bị này. Đôi khi anh vẫn muốn tự mình làm hết mọi chuyện cho nhanh.

Đến khi đọc báo cáo kết quả của nhân viên. James thật sự cảm thấy tức giận khi nghe cô ấy báo cáo kết quả vượt ngoài thẩm quyền làm việc của cô ấy. Anh lại tìm đến Jones và nhận được chia sẻ:

Khi giao việc , cần xác định cụ thể phạm vi thẩm quyền cho người thực hiện:

  • Quyền đề nghị:
    Tìm những giai pháp và đề nghị thay thế tốt nhất.
    Áp dụng mức độ nay khi bạn cầm thu thập thêm thông tin trước khi tiến hành ra quyết định.
  • Quyền thông báo và khởi xướng:
    Nghiên cứu và chọn cách thực hiện tốt nhất; thông báo nguyên nhân chọn lựa; khởi xướng việc chọn lựa.
    Áp dụng mức độ này khi bạn muốn người khác thông báo trước khi hành động để bạn bắt kịp thời ngăn chặn những rắc rối có thể phát sinh.
  • Quyền hành động:
    Toàn quyền hành động với công việc được giao.
    Áp dụng mức độ này khi bạn hoàn toàn tin tưởng vào khả năng của người được ủy thác công việc và khả năng rủi ro xảy ra là ở mức tối thiểu.
xác định thẩm quyền trong công việc

Một chút sai lầm, nhưng không hề gì!

Trong cuộc sống luôn có những thử thách chờ bạn vượt qua. Và James lại gặp một chuyện xảy ra với cô nhân viên của mình. Sau khi đọc báo cáo của cô nhân viên ấy. James thật sự choáng váng và tất cả những gì mà James có thể làm khi đó là cám ơn và đề nghị cô nhân viên của mình sẽ đọc báo cáo sau.

Tại sao anh lại gặp hết rắc rối này nối tiếp rắc rối kia? Anh đã rú kinh nghiệm rất nhiều so với ngày đầu quản lý, anh đã thiếu sót điều gì? Anh phải làm gì mới có thể tiên liệu hết những khó khăn có thể xảy ra?

Và Jones lại chia sẻ nghệ thuật quản lý với James:

  • Khi giao công việc, nên kiểm tra để xem xét tình hình thực hiện công việc và hướng dẫn cong việc và hướng dẫn nếu cần thiết. (Cần thực hiện công việc kiểm tra môt cách thường xuyên hơn trong giai đoạn đầu. Sau đó, giảm dần đi.)
  • Kết thúc quá trình giao việc bằng cách lập bản tổng kết. Điều này giúp ghi nhận những thành công, phát hiện thiếu sót cần khắc phục và rút ra bài học, nếu có

>> Xem thêm : Steve Jobs – Bài học quản lý

Áp dụng khi làm việc với sếp

James chợt nghĩ đến những vị giám đốc trong công ty có thể họ cũng gặp những khó khăn giống anh. Và James muốn tìm cách chia sẻ kinh nghiệm và nghệ thuật quản lý của mình với họ, những gì mà jones đã chỉ cho anh. Khi Jack-sếp của James gọi anh lên văn phòng gặp ông.

Jack khen anh làm việc tốt và đưa cho anh chồng hồ sơ và tóm lược sơ qua cho anh hiểu. Rắc rối từ đây kéo đến, anh vẫn chưa hiểu được sếp của mình muốn gì, thời hạn hoàn thành công việc ra sao. Bây giờ anh đã hiểu được cảm giác của những nhân viên của mình.

Nếu bây giờ anh hỏi thì có thể anh sẽ bị đánh giá năng lực thấp, nhưng lần này anh quyết định mạo hiểm hỏi lại sếp và nhớ lời dặn về những câu hỏi trước khi bắt đầu dự án của Jones.

  • Kết quả mong đợi của dự án này là gì?
  • Thời gian hoàn thành dự án?
  • Phạm vi thẩm quyền của tôi?
  • Những điểm cần kiểm tra, đối chiếu để đánh giá?

Bạn cảm thấy những kinh nghiệm và nghệ thuật quản lý mà Jones chia sẻ cho người anh họ James như thế nào? Chắc hẳn, bạn sẽ nhìn thấy hình ảnh của mình trong James và hãy nhớ “Người giỏi không phải là người là tất cả-If you want it done right, you don’t have to do it yourself!”

nghệ thuật quản lý của jones chia sẻ cho james

Để có thể quản lý tốt nhân sự cũng như những dự án của doanh nghiệp. Bạn có thể sử dụng Phần mềm quản lý công việc Jobchat để tối đa hóa hiệu suất công việc đem lại kết quả vượt trội nhé!

Tài liệu tham khảo: Người giỏi không phải là người làm tất cả, Donna M.Genett, Ph.D., biên dịch Nguyên Chương.