Quản lý công việc bằng Excel từ lâu đã không còn là công cụ để giúp bạn quản lý công việc cũng như quản lý dự án nữa. Excel trở nên lạc hậu và thô sơ để quản lý ở thời điểm này.

7 lý do Excel là công cụ lạc hậu để sử dụng quản lý.

Lý do đầu tiên: Độ trễ lớn trong việc cập nhập thông tin qua Excel

Với việc sử dụng Excel để quản lý công việc và dự án, sẽ luôn có một người để cập nhập thông tin cũng như tiến trình của mọi thành viên. Có thể chỉ vài phút sau khi họ lập xong báo cáo thì một số công việc được gắng “đang thực hiện” thì đã được hoàn thành.

Nhưng thành viên không có cách nào để chủ động cập nhật và như vậy bạn luôn có một bản báo cáo thông tin “lỗi thời” ngay sau khi được tổng hợp. Nếu như bạn cần ngay một bản báo cáo tiến độ dự án, thì với Excel nó không thể làm được.

Độ trễ lớn trong việc cập nhập thông tin qua Excel

Lý do thứ hai: Tiêu tốn thời gian một cách lãng phí khi sử dụng Excel

Với doanh nghiệp, thời gia là vàng bạc vậy nên bạn cần sử dụng chúng một cách hiệu quả hơn. Thay vì quản lý công việc và dự án, bạn đang phải dành rất nhiều thời gian để quản lý Excel. Chiều ngang cột, định dạng dữ liệu, công thức phức tạp hay thây đổi mã màu biểu thị trạng thái công việc.

Tiêu tốn thời gian một cách lãng phí khi sử dụng Excel

Bạn và nhân viên của bạn phải cập nhập, chỉnh sửa một tài liệu có đến hàng tá phiên bản thay đổi trong cả ngày. Và mỗi ngày khi cần bản tổng hợp cập nhật nhất, bạn phải huy động toàn bộ nhân viên để lại đổi màu hay thêm ghi chú cho từng ô trên bảng Excel. Đó sẽ là hàng giờ đồng hồ của mỗi nhân viên trong mỗi tuần.

>>> Xem thêm: Lợi Ích Tuyệt Vời Của Công Cụ Quản Lý Công Việc

Lý do thứ ba: Có quá nhiều phiên bản của “sự thật” diễn ra trong bảng tính (Excel)

Cho dù bạn sử dụng Excel offline hay Excel online, bạn đang cho phép có quá nhiều phiên bản của “sự thật” đang được lưu hành.

Giả dụ trong trường hợp bạn dùng Excel offline, bạn biết rằng khả năng cập nhật tiến độ công việc liên tục là rất hạn chế. Mỗi lần bảng tổng hợp được gửi đi để thành viên điền vào, qua mỗi người và qua mỗi ngày lại có một phiên bản mới được tạo.

Có quá nhiều phiên bản của “sự thật” diễn ra trong bảng tính (Excel)

Trường hợp bạn dùng Excel online, công cụ này cho phép bạn và team cùng chỉnh sửa được trực tuyến và mọi thông tin được cập nhật ngày lập tức.

Nhưng đó chính là vấn đề khi có ai đó trễ hạn công việc nhưng lại âm thầm chỉnh sửa lại một thời hạn mới, hay người nọ sửa nhầm của người kia. Ngày hôm sau một “sự thật” khác sẽ hoàn toàn che mắt bạn.

>>Xem thêm: Phần mềm làm việc nhóm – Lợi ích của phần mềm

Lý do thứ tư: Excel cho bạn một bản báo cáo hoàn toàn thủ công

Công việc tổng hợp tiến độ dự án và báo cáo là việc chưa bao giờ dễ dàng với Excel. Excel không thể tự động tạo ra các báo cáo mà bạn hoàn toàn phải thao tác thủ công để thay đổi trạng thái công việc, lập biểu độ tiến độ hay thống kê đáng giá kết quả của mỗi thành viên dự án…

Excel cho bạn một bản báo cáo hoàn toàn thủ công

Ngày cả khi bạn có kỹ năng Excel tuyệt vời, việc đó cũng sẽ “ngốn” rất nhiều thời gian của bạn. Và bạn đang phải đổ quá nhiều công sức để quản lý một công cụ rất thô sơ, lạc hậu.

Lý do thứ năm: Không có khả năng giao tiếp, follow up trong mỗi công việc

Excel có lẻ là công cụ đơn giản và linh hoạt nhất để bạn lên kế hoạch công việc. Nhưng Excel lại rất hạn chế khi theo dõi tiến độ dự án và trao đổi trong từng công việc. Bạn sẽ cần những cuộc họp trực tiếp, gọi điện, gửi mail hay sử dụng thêm các công cụ chat khác như: zalo, facebook, Skype, Viber,… 

Để yêu cầu nhân viên giải trình với từng đầu công việc. Lịch sử trao đổi đó cũng sẽ nhanh chóng cuốn đi như một cơn gió hoặc là bạn phải có trí nhớ siêu phàm để là một người quản lý biết tuốt.

Lý do thứ sáu: Không hỗ trợ quản lý tài liệu

Không hỗ trợ quản lý tài liệu

Trong những vấn đề lớn trong quản lý dự án là quản lý tài liệu. Sẽ có rất nhiều văn bản, tài liệu được lưu thông trong quá trình làm việc. Và Excel hoàn toàn không có khả năng hỗ trợ bạn. Bạn sẽ phải lưu trữ, chia tài liệu bằng các công cụ khác và điều này sẽ hạn chế khả năng tìm kiếm lại thông tin cũng như làm bạn bị phân tán sự tập trung.

Đôi khi, bạn cũng cần phải theo dõi và lưu lại lịch sử công việc trong thời gian dài chứ không phải một tuần, một tháng.. Con số file lưu trữ ngày càng nhiều và việc lưu trữ trong máy tính không phải là giải pháp lâu dài.

Bên cạnh đó, đa số người dùng Excel đều từng bị mất dữ liệu vì lỡ tay ấn thoát khi chưa kịp lưu vì nhiều lý lo khác nhau. Vì nguyên nhân này mà chính bạn lại vô tình gây chậm tiến độ công việc trong doanh nghiệp.

Lý do thứ 7: Tính bảo mật kém, không hỗ trợ tùy chỉnh phân quyền

Đối với doanh nghiệp, bảo mật luôn là vấn đề đau đầu nhất. Sẽ rất nguy hiểm nếu thông tin dự án cũng như toàn bộ các bảng tổng hợp, báo cáo tiến độ công việc bị tiết lộ ra bên ngoài. Thế nhưng Excel không đảm bảo được cho bạn.

Một thành viên bất kỳ có thể dễ dàng gửi tài liệu Excel và chia sẻ các thông tin mật cho các bên thứ 3 để tư lợi hoặc vì những mục đích xấu khác.

Bên cạnh đó, việc phân quyền công việc trong mỗi dự án cũng là bảo mật với từng thành viên. Và quản lý công việc bằng Excel một lần nữa sẽ lại làm bạn thất vọng.

Tính bảo mật kém, không hỗ trợ tùy chỉnh phân quyền

Thay vì phải dành thời gian, tâm trí để giải quyết khó khăn của từng công việc hay dự án thì bạn lại mất thời gian cho việc quản lý bằng Excel. Điều này quả thực khó chịu đúng không?

Nhưng thật may mắn cho bạn, giờ đây với hiện đại và tân tiến, giúp giải quyết hầu hết các bài toán quản lý của doanh nghiệp khi các công cụ truyền thống không còn khả năng đáp ứng.

Đăng ký nhận Ebook Content Marketing: TẠI ĐÂY

Sử dụng phần mềm quản lý công việc JobChat tăng 250% hiệu quả làm việc so với truyền thống.

JobChat là phần mềm quản lý công việc hàng ngày hoàn hảo, thích hợp cho người quản lý bận rộn thay thế cho excel. Giúp họ đưa ra phản hồi tích cực và tiêu cực hợp lý hơn.

Phần mềm cũng có thể dành cho những cá nhân không biết cách quản lý công việc của mình. Được phát triển dựa trên nền tảng những app quản lý công việc hằng ngày sẵn có.

Sử dụng phần mềm quản lý công việc JobChat tăng 250% hiệu quả làm việc

Đối với nhà quản lý, việc sử dụng phần mềm JobChat sẽ giúp cho nhà quản lý giảm thiểu thời gian giám sát công việc cũng như tiến độ làm việc của nhân viên.

JobChat được hoàn thiện hơn với nhiều tính năng nổi bật và rất dễ sử dụng. Đặc biệt bạn có thể tra cứu và tìm kiếm tin nhắn liên quan đến công việc một cách dễ dàng trong phần My Job.

JobChat có thể hỗ trợ bạn theo dõi tiến độ nhân viên bạn đang thực hiện cũng như tiến độ phát triển bản thân, JobChat giúp tạo công việc một cách dễ dàng.

Sử dụng phần mềm quản lý công việc JobChat

Những lý do bạn nên chọn app quản lý công việc JobChat

  • Độ bảo mật hoàn toàn tuyệt đối
  • Dữ liệu Realtime
  • Hệ thống Al thông minh
  • Công việc được phân công và quản lý dễ dàng
  • Giao diện thân thiện với người sử dụng
  • Kết hợp giữa quản lý và Chat nhóm trên cùng một nền tảng
  • Mọi tài liệu đều được chia sẻ ở cùng một nơi, không tốn thời gian để tìm kiếm.

JobChat hiện đã có bản Web và bảng app cho iOS và Android. Giúp bạn dễ trong việc quản lý và giám sát công việc ở mọi nơi.