Với thời buổi như hiện nay, chúng ta có rất nhiều công việc cần phải làm thì việc chuẩn bị cho mình một kỹ năng cần thiết cũng như viêc sắp xếp mọi thứ thật khoa học và linh hoạt là điều cần thiết. Hỗ trợ cho bạn hoàn thành công việc một cách nhanh chóng và đúng thời hạn. Giúp bạn tăng sự hài lòng dành cho sếp và không gây ảnh hưởng đến công việc của nhóm.

>>>Tài liệu tham khảo: Bạn Có Đang Hiểu Đúng Về OKR và KPI ?

Dưới đây 7 cách giúp lập kế hoạch đơn giản và quản lý công việc hiệu quả tối ưu

7 cách lập kế hoạch đơn giản và quản lý công việc dễ dàng, hiệu quả.

1. Luôn luôn chuẩn bị mọi thứ sẵn sàng:

Quy tắc đầu tiên, quan trọng nhất khi quản lý các công việc của bạn. Khi bạn đáng giá độ quan trọng của công việc đó và lên kế hoạch cho nó, bạn cần phải xem xét tất cả các tình huống có thể xảy ra. Bạn cần phải phân tích tất cả các công việc trong phạm vi có thể và sẵn sàng vượt qua mọi trở ngại trên con đường của bạn.

2. Sử dụng bảng Kanban để lập kế hoạch cho công việc:

Kanban dịch từ tiếng Nhật có nghĩa là “bảng thông tin”. Còn đúng chính xác thuật ngữ chuyên môn kinh tế thì phải là “Phương pháp quản lý Kanban ”. Kanban là một phương pháp Agile dựa trên Phương thức Sản xuất Toyota với bốn nguyên lý:

Trực quan hóa công việc: Bảng Kanban là công cụ để trực quan hóa công việc. Bảng Kanban bao gồm các cột tương ứng với trạng thái của công việc. Mỗi công việc khi ở trạng thái nào thì được đặt ở cột tương ứng. Chúng ta có thể dùng một bảng vật lý hoặc một phần mềm hỗ trợ Kanban như Trello.

Sử dụng bảng Kanban để lập kế hoạch cho công việc:

Giới hạn công việc đang làm: Số lượng công việc đang được làm đồng thời ở mỗi trạng thái cần được giới hạn. Nguyên lý này giúp giới hạn những việc chưa hoàn thành trong tiến trình, từ đó giảm thời gian mỗi công việc đi qua hệ thống Kanban. Nguyên lý giới hạn WIP còn giúp cho nhóm làm việc tập trung, tránh lãng phí do phải việc chuyển qua lại giữa các công việc khác nhau.

Tập trung vào luồng làm việc: Việc áp dụng nguyên lý giới hạn WIP và phát triển những chính sách hướng theo nhóm giúp nhóm có thể tối ưu hóa hệ thống Kanban để cải tiến luồng làm việc trơn chu.

Cải tiến liên tục: Nhóm đo mức độ quản lý công việc hiệu quả tối ưu bằng cách theo dõi chất lượng, thời gian làm sản phẩm để từ đó có những phân tích, thử nghiệm để thay đổi hệ thống nhằm tăng tính hiệu quả của nhóm.

>>> Xem thêm:

3. Tách nhiệm vụ lớn thành những công việc nhỏ và thêm thông tin hướng dẫn chi tiết.

Từ một sự án lớn, bạn cần chia thành các nhiệm vụ thành các công việc nhỏ hơn để dễ dàng thực hiện. Bên cạnh đó việc chia nhỏ các công việc giúp cho người thực hiện trách tình trạng cảm thấy phứt tạp dẫn đến chán nản và khiến dự án của bạn mất định hướng khi thực hiện.

Việc chia công việc giúp bạn khi thực hiện sẽ cảm thấy dễ dàng hơn khi thực hiện hay quản lý những công việc lớn, hay bạn sẽ tự ti làm những công việc lớn hơn khi đã hoàn thành công việc này, giúp bạn có thêm nhiều kinh nghiệm.

4. Khởi đầu với những công việc đơn giản:

Bắt đầu một nhiệm vụ hay một dự án lớn dễ khiến bạn cảm thấy chản nản và khiến nhóm của bạn mất phương hướng khi thực hiện dự án. Bạn sẽ dễ dàng hơn rất nhiều khi thực hiện những công việc nhỏ và tích góp kinh nghiệm, sau đó bạn sẽ tự tin cũng như có nhiều khả năng và kinh nghiệm để quản lý cũng như thực hiện những dự án lớn.

Bắt đầu với những công việc đơn giản

5. Tập trung làm một công việc trong một thời gian nhất định:

Làm nhiều việc cùng một lúc đồng nghĩa với một việc bạn dàn trải sự tập trung và sức lao động của mình cho nhiều nhiệm vụ khác nhau, tuy nhiên không phải ai cũng có khả năng cân bằng và thực hiện nhiều công việc cùng một lúc mà vẫn đảm bảo hoàn thành tốt các công việc. Vậy nên bạn chỉ nên tập trung một công việc trong một thời điểm nhất định, để bạn có thẻ toàn tâm trí để thực hiện việc đó tốt nhất, đảm bảo sự chú ý cần thiết để đạt được hiệu suất cao nhất.

6. Luôn luôn cẩn trọng:

Bạn cần phải luôn xem xét công việc mọi góc độ khác nhau vì dự tính ban đầu của mình có thể bị sai. Bạn nên thận trọng trong từng bước thực hiện công việc, chuẩn bị phương án cho mọi trường hợp có thẻ xảy ra và dự phòng các dự án phòng tránh, khắc phục trong cả trường hợp xấu nhất. Đây là một yêu cầu quan trọng trong quản lý công việc hiệu quả tối ưu nói riêng và quản trị các hoạt động thường ngày nói chung.

Luôn luôn cẩn trọng trong quản lý công việc

7. Thực hiện các công việc khó khăn hơn:

Chúng ta thường có xu hướng trách những công việc khó khăn, thế nhưng bạn không biết rằng những khó khăn thách thức đó sẽ giúp bạn mạnh mẽ hơn gấp nhiều lần để dám đương đầu với những công việc khó khăn của sếp giao.

Những công việc khó khăn thường làm cho bạn mệt mỏi, lo lắng, trải qua những ngày làm việc với nỗi sợ hãi và chán nản. Bạn hãy nghĩ rằng, nếu bạn tập trung tất cả sức lực và lòng can đảm để giải quyết những nhiệm vụ khó khăn vào buổi sáng, bạn sẽ cảm thấy vui vẻ để hoàn thành công việc trong phần còn lại của ngày và có thêm động lực để tiếp tục những nhiệm vụ khác.

Quản lý công việc hiệu quả tối ưu với phần mềm JobChat:

Phần mềm quản lý công việc JobChat là phần mềm hỗ trợ việc quản lý công việc, giao việc cho nhân viên, theo dõi quá trình thực hiện và đánh giá mức độ hoàn thành công việc của nhân viên.

Quản lý công việc hiệu quả tối ưu với JobChat

Phần mềm quản lý công việc JobChat miễn phí giúp cho doanh nghiệp hay công ty có thể giảm chi phí ngoài ra giúp tăng tốc độ làm việc cũng như tăng đến 250 hiệu quả trong công việc.

Khi sử dụng hệ thống quản lý công việc, việc lên kế hoạch, quản lý dự án, quản lý nhân sự trở nên dẽ dàng hơn, phần mềm còn giúp bạn hay những người sử dụng không quên công việc, không để sót việc với tính năng thông báo giúp bạn thực hiện các công việc theo các tiến độ. Phần công việc được sắp xếp theo dạng bảng KanBan và dạng list liên kết với nhau, giúp cho người sử dụng dễ dàng tiếp cận đến công việc.

Khi sử dụng phần mềm quản lý công việc JobChat, mọi nhân viên trong công ty hay doanh nghiệp đều được tập trung thành cộng đồng chung một nền tảng, được sắp xếp tinh tế, khoa học và gọn gàng. Mọi tài liệu được sắp xếp gọn gàng giúp cho mọi người tham gia dự án nhanh chóng và dễ dàng tìm kiếm các thông tin, dễ dàng chia sẽ trong phần mềm JobChat.

Với phần mềm JobChat mọi công việc được phân chia cụ thể tránh tình trạng đỗ lỗi cho nhau. Mỗi người đảm nhận công việc con đêu phải chịu trách nhiệm  công việc của họ.Với công cụ Chat giúp cho các thành viên liên kết với nhau, tương tác với nhau tốt hơn. Mọi người có thể chat cá nhân với nhau, chat nhóm và kế cả chat dưới phần công việc cụ thể.

Người dùng có thể tải ứng dụng JobChat:

  • Dành cho điện thoại sử dụng hệ điều hành Android: tại đây
  • Dành cho điện thoại sử dụng hệ điều hành iOS: tại đây