Quản lý công việc theo quy tắc Horenso đối với người Nhật nó không chỉ là một phương pháp truyền thông liên lạc nội bộ. Mà còn là một nét văn hóa đặc trưng mà mọi quốc gia khác đều muốn học hỏi theo.

Là một đất nước luôn phải đối mặt với nạn sóng thần, động đất rình rập. Mặt khác, chiến tranh thế giới thứ II đã tàn phá nặng nề làm kiệt quệ nền kinh tế. Nhưng ngày nay, bằng cách nào đó mà đất nước Nhật đã vươn lên phát triển đến kinh ngạc như hôm nay. Trở thành nền kinh tế kinh thế lớn thứ hai thế giới sau cường quốc Mỹ.

Chính nhờ những bí quyết ấy độc nhất trong phong cách và tinh thần làm việc là yếu tố cốt lõi tạo nên nguồn lực mạnh mẽ cho mỗi người dân nơi đây. Nếu đã tiếp xúc hay làm việc chung với người Nhật, chắc hẳn cũng biết đến quy tắc Horenso trong quản lý công việc nhóm. Nhờ có bí quyết này mà người Nhật luôn có phong thái làm việc nhóm chuyên nghiệp và có tinh thần làm việc nhóm cao.

Quy tắc Horenso là gì?

Horenso là một quy tắc làm việc quan trọng ở các công ty Nhật Bản. Bất kỳ nhân viên nào cũng phải được đào tạo trước khi bắt đầu công việc. Quy tắc Horenso được viết tắc của những từ sau:

  • HOKOKU: Báo cáo
  • RENRAKU: Liên lạc
  • SODAN: Thảo luận
Quy tắc Horenso là gì?

Ba từ này tượng  trưng cho những quy trình căn bản trong công việc. Phải báo cáo định kỳ cho cấp trên. Trong quá trình làm việc phải thường xuyên trao đổi công việc với đồng nghiệp cũng như cấp dưới, cập nhật đầy đủ thông tin cho các bộ phận liên quan. Bước cuối cùng là phải thông qua ý kiến cấp trên trước khi đưa ra quyết định.

Kết hợp 3 từ trên lại tạo thành Horenso: sự chủ động trong công việc. Horenso khuyến khích cách giải quyết vấn đề nhanh chóng. Với những trường hợp cần thiết nên bàn giao yêu cầu cho cấp trên hoặc người có thẩm quyền giải quyết.

Làm thế nào để quản lý công việc theo quy tắc Horenso ?

Vận dụng tốt nhất các quy tắc Horenso để quản lý công việc một cách hiệu quả:

Hokoku – Báo cáo

Bước đầu tiên trong quy tắc Horenso, bạn phải nhận thức được báo cáo là một nhiệm vụ. Nếu không có sự báo cáo phản hồi của bạn. Sếp của bạn có thể sẽ lo lắng bồn chồn và tự hỏi công việc của bạn đang diễn ra như thế nào. Đừng chờ sếp hỏi mà chủ động báo cáo vì sếp thích điều đó. Nhưng thời điểm nào báo cáo là hợp lý và báo cáo như thế nào tốt nhất?

Quản lý công việc theo quy tắc Horenso
  • Thời điểm báo cáo:

Đối với những công việc dài hạn: Cần thường xuyên báo cáo tiến độ trong khi thực hiện công việc. Bất cứ thay đổi hay có thu thập được những thông tin mới nào cũng phải được báo cáo một cách đầy đủ.

  • Phương pháp báo cáo tốt:

Báo cáo định kỳ một cách đầy đủ và chính xác. Văn phong lịch sự và có thái độ tôn trọng người nhận tin. Thông thường tin xấu sẽ báo trước. Có thể báo cáo bằng miệng hoặc văn bản và phải phân tích, đưa ra giải pháp. Có thể sử dụng đồ thị, hình vẽ,.. để biểu đạt những thông tin khó hiểu, phức tạp.

  • Phương pháp báo cáo không tốt:

Báo cáo một cách ngẫu hứng, thiếu độ chính xác. Văn phong thiếu tôn trọng. Chỉ hỏi và tham khảo ý kiến.

RENRAKU: Liên lạc

Quy trình là khó nhất trong các bước của Renraku. Việc liên lạc luôn cần phải cân nhắc vì nó liên quan đến yếu tố thời gian. Có những trường hợp cần liên lạc để giải quyết những vấn đề với khách hàng nhưng sếp quá bận rộn thì xử lý là sao?

Cách hiệu quả là mở đầu bằng XIN LỖI để liên lạc với sếp. “Xin lỗi, nhưng em phải báo cáo với sếp vấn đề này…” Đồng thời cho sếp biết rằng mình đã xác nhận thời hạn thực hiện yêu cầu của khách hàng, lặp lại yếu tố thời gian cho sếp.

RENRAKU: Liên lạc

SODAN: Bàn bạc

Điểm then chốt để giải quyết vấn đề một cách hiệu quả bàn bạc. Không ai có thể làm việc mình mình mà hiệu quả. Nhiều ý kiến khác nhau sẽ đóng góp thêm nhiều cách nhìn nhận khác nhau cho vấn đề. Điều quan trọng hơn hết là chọn lọc những phương án tối ưu nhất cho vấn đề của mình.

Sử dụng phần mềm quản lý công việc

App quản lý công việc JobChat cho phép bạn tạo công việc và và tính năng trao đổi công việc cũng được hoạt động song song để mỗi cá nhân hoàn thành công việc hiệu quả nhất. Nhờ đó sự phối hợp giữa các nhóm làm việc, bộ phận trở nên nhanh chóng và đơn giản. Jobchat quản lý công việc hiệu quả dựa trên bảng KanBan của người nhật.

Sử dụng phần mềm quản lý công việc Jobchat

Tính năng của JobChat

  • Đa nền tảng: Web, Android, Ios .v.v.
  • Dữ liệu realtime theo thời gian thực trên tất cả các thiết bị
  • Hỗ trợ công nghệ AI giúp phân luồng công việc thông minh
  • Thông báo và báo cáo chính xác, rõ ràng
  • Liên tục cập nhật các tính năng mới theo đóng góp của khách hàng mỗi tuần