Việc quản lý dự án là điều vô cùng khó khăn đối với nhân viên. Để đảm bảo mọi công việc đều diễn ra tốt đẹp và hoàn hảo. Thì bạn cần phải có một kế hoạch hoàn chỉnh để dễ dàng và dẫn dắt nhóm của bạn một cách tự tin để quản lý dự án tốt nhất.

>>>Xem thêm: Quy Trình Lập Bản Kế Hoạch Kinh Doanh Hoàn Hảo

6 Bước lập kế hoạch quản lý dự án tốt hoàn hảo

Bước 1: Xác định và gặp gỡ những người liên quan:

Bất kỳ ai liên quan đế dự án cũng có ảnh hưởng đến kế hoạch dự án của bạn. Điều đó có thể là khách hàng người cuối cùng của bạn. Hãy chắn chắn rằng bạn xác định tất cả các bên liên quan và giữ lợi ích của họ trong tâm trí khi tạo kế hoạch dự án.

Gặp gỡ tất cả những người liên quan đế dự án của bạn thảo luận về nhu cầu và mong đợi của họ, và thiết lập  cơ sở cho phạm vi dự án, ngân sách và thời gian. Sau đó, tạo một tài liệu Tuyên bố Phạm vi để hoàn thành và ghi lại chi tiết phạm vi dự án, đảm bảo mọi người hiểu mục tiêu, phạm vi và giảm cơ hội thông tin sai lệch tốn kém.

Xác định và gặp gỡ những người liên quan

Bước 2: Đặt mục tiêu:

Khi bạn đã có được danh sách những nhu cầu mà các bên liên quan muốn, hãy ưu tiên cho họ và đặt mục tiêu cụ thể. Mục tiêu cần phải các số liệu cụ thể và các lợi ích đạt được.

Viết mục tiêu của bạn và các bên liên quan cần họ giải quyết trong kế hoạch dự án của bạn để nó được truyền đạt rõ ràng và dễ dàng chia sẽ. Bạn nên sắp sếp các mục tiêu theo thứ tự mức độ khẩn cấp và tầm quan trọng.

>>>Xem thêm:

Bước 3: Xác định các bước thực hiện:

Lập kế hoạch cụ thể của từng công việc, bên cạnh đó xác định các bước thực hiện để đáp ứng các mục tiêu của dự án. Bạn cần ước tính được thời gia cụ thể của từng công việc con và cho cả toàn công việc của bạn.

Đặt các mốc quan trọng cho thời hạn và nhiệm vụ thực thi cần thiết. Bạn có thể theo dõi tiến độ của mình khi công việc bắt đầu để đảm bảo bạn hoàn thành nhiệm vụ đúng thời hạn.

Xác định các bước thực hiện

Bước 4: Tạo lịch trình cụ thể cho dự án:

 Xem xét các phần có thể thực hiện và xác định chuỗi nhiệm vụ phải được hoàn thành. Chúng ta cần lên lịch trình cụ thể cho từng giai đoạn, từng công việc con. Ưu tiên lên lịch trình các công việc quan trọng trước, các bạn có thể len lịch bằng dạng bảng KanBan hay dạng list,…

Bạn cần liên kết với những người cùng thực hiện lên lịch trình cho toàn vẹn. Bởi mỗi công việc của từng người phụ trách họ sẽ hiểu rõ về tính chất công việc đó, ai sẽ là người làm được công việc đó, và họ sẽ biết được công việc đó được làm trong thời gian bao lâu.

Dựa trên những vấn đề đó bạn cần một buổi họp của tất cả các thành viên lại với nhau để thống nhất lịch trình dự án và đặt kỳ vọng cho công việc để hoàn thành dự án trơn tru, hiệu quả.

>>>Xem thêm: Kỹ năng lập kế hoạch hiệu quả

Bước 5: Xác định vấn đề và đánh giá nguy cơ rủi ro

Xác suất rủi ro của các dự án rất cao. Có bất kỳ vấn đề nào bạn biết trước sẽ ảnh hưởng đến quá trình lập kế hoạch của dự án. Những tình huống bất khả kháng nào cũng có thể tạo ra làm cho các công việc bị trục trặc.

Khi phát triển hay triển khai kế hoạch dự án, hãy xem xét các vấn đề bạn nên đánh giá rủi ro và phát triển chiến lược quản lý rủi ro để đảm bảo bạn đã chuẩn bị sẵn sàng. Nhằm ngăn chặn các rủi ro nhất định xảy ra hoặc hạn chế tác động tiêu cực của chúng.

Để giải quyết các công việc có nguy cơ, bạn bên ngăn chặn các rủi ro hay giải quyết nó sớm nhất có thể. Ngoài ra bạn nên có thêm thời gian dự trử để sử lý các vấn đề có thể sảy ra.

Xác định vấn đề và đánh giá rủi ro

Bước 6: Trình bày kế hoạch cho nhà quản lý hay các bên liên quan:

Trình bày và giải thích các vấn đề bên cạnh đó đề cập đến các kỳ vọng của các bênh liên quan và trình bày các giải pháp cho bất kỳ các xug đột nào. Đảm bảo bản trình bày của bạn không mang tính chủ đông. Thay vào đó hãy thảo luận cởi mở với các bên liên quan.

Để làm cho kế hoạch dự án của bạn của bạ them rõ ràng và dễ tiếp cận với tất cả các bên liên quan để họ không phải tiếp cận bạn một lần nữa để có các bản cập nhật đơn giản.

Cung cấp tất cả thông tin quản lý dự án của bạn ở một vị trí, như công cụ cộng tác, giúp dễ dàng theo dõi tiến trình, chia sẻ nội dung cập nhật và thực hiện chỉnh sửa mà không cần điền lịch của bạn với các cuộc họp.

>>>Xem thêm: Quy trình lập bản kế hoạch kinh doanh hoàn hảo

Sử dụng phần mềm quản lý công việc JobChat để lập lịch trình, kế hoạch, quản lý tiến trình dự án tốt.

Khi sử dụng phần mềm quản lý công việc JobChat, mọi nhân viên trong công ty hay doanh nghiệp đều được tập trung thành cộng đồng chung một nền tảng, được sắp xếp tinh tế, khoa học và gọn gàng.

Mọi tài liệu được sắp xếp gọn gàng giúp cho mọi người tham gia dự án nhanh chóng và dễ dàng tìm kiếm các thông tin, dễ dàng chia sẽ trong phần mềm JobChat.

Sử dụng phần mềm quản lý công việc JobChat để quản lý dự án tốt

Khi sử dụng phần mềm quản lý công việc, việc lên kế hoạch, quản lý dự án, quản lý nhân sự trở nên dẽ dàng hơn, phần mềm còn giúp bạn hay những người sử dụng không quên công việc, không để sót việc với tính năng thông báo giúp bạn thực hiện các công việc theo các tiến độ.

Phần công việc được sắp xếp theo dạng bảng KanBan và dạng list liên kết với nhau, giúp cho người sử dụng dễ dàng tiếp cận đến công việc.

Với phần mềm JobChat mọi công việc được phân chia cụ thể tránh tình trạng đỗ lỗi cho nhau. Mỗi người đảm nhận công việc con đêu phải chịu trách nhiệm  công việc của họ.

Với công cụ Chat giúp cho các thành viên liên kết với nhau, tương tác với nhau tốt hơn. Mọi người có thể chat cá nhân với nhau, chat nhóm và kế cả chat dưới phần công việc cụ thể.

Download ứng dụng tại: