Làm sao để kết thúc dự án đúng hạn là một trong những thách thức lớn nhất trong việc quản lý dự án. Bởi vì trong việc triển khai dự án, thời gian có độ linh hoạt bé nhất, nó trôi qua chóng vánh bất kế điều gì xảy ra. Lý do lớn nhất dẫn đến những xung đột trong dự án là sự sắp xếp lịch biểu. Nhất là giai đoạn nửa sau của dự án, sự hối thúc ép tiến độ gây ra những căng thẳng và bỏ qua nhiều quy luật của dự án. Giải pháp này được các nhà quản trị thực hiện theo quy trình quản lý thời gian dự án cơ bản sau đây:

7 Quy Trình Quản Lý Thời Gian Dự Án Cơ Bản

1. Lên kế hoạch quản lý lịch trình

Đây là bước thiết lập các chính sách, thủ tục và tài liệu cần thiết cho việc lập kế hoạch. Việc lập lịch trình thực hiện từng hàng mục của dự án và thực hiện hạn mục của dự án phải đảm bảo rằng dự án đi vào thực hiện phải theo đúng thời gian dự định. Bên cạnh đó cũng phải biết được hạn mục nào cần hoàn thành trước, những hạng mục nào có thể làm sau hoặc song song. Lợi ích của quy trình này là cung cấp hướng dẫn và định hướng để quản lý lịch trình trong suốt thời gian dự án diễn ra.

lên kế hoạch quản lý lịch trình

2. Xác định các hoạt động

Sau khi lập kế hoạch lịch trình và lập tài liệu cho các hoạt động cụ thể. Thực hiện quy trình này giúp chia nhỏ các gói công việc thành các nhiệm vụ cụ thể. Làm cơ sở cho việc ước lượng, tạo lịch trình, thực hiện, kiểm tra và giám sát các công việc của dự án

>>>Xem thêm:

3. Sắp xếp các hoạt động

Bước này xác định và thiết lập các mối quan hệ giữa các hoạt động. Sở dĩ phải có quy trình này là để xác định mối quan hệ luận lý giữa các công việc để đạt hiệu suất cao trong các ràng buộc của dự án.

4. Ước lượng nguồn lực

Tiếp theo là ước lượng loại và số lượng vật liệu, nhân lực thực hiện. Phải có dự tính về khối lượng các loại tài nguyên của mỗi đầu việc. Các thiết bị và nguồn cung cấp cần thiết để chuẩn bị thực thi dự án. Ước lượng nguồn lực cho hoạt động xác định được các lọai, số lượng và đặc thù của nguồn lực cần có để hoàn thành dự án. Ước lượng sao cho phù hợp với chi phí và thời gian dự tính.

>>> Xem thêm: Lập kế hoạch quản lý dự án tốt nhất

5. Ước lượng thời gian hoàn thành dự án

Ước lượng thời gian dự án hoàn thành

Là quy trình ước lượng thời gian cần có từ khi bắt đầu đến khi kết thúc dự án. Lợi ích của quy trình này là cung cấp thời gian cần thiết để hoàn thành từng hoạt động và là đầu vào chính của quy trình tiếp theo. Thông thường thì thời gian hoàn thành dự án thực tế không đương đương với thời gian ước tính. Vì vậy người thực hiện công việc sẽ ước lượng thời gian và chuyên gia sẽ kiểm tra lại.

6. Phát triển lịch trình dự án

Ở  giai đoạn này, người quản lý sẽ phân tích thứ tự, thời gian, nguồn lực và sự ràng buộc của các hoạt động để tạo ra lịch trình dự án. Đây là lịch trình dự án hoàn chỉnh có thời gian cụ thể cho từng giai đoạn để người thực thi dựa vào.

7. Kiểm soát lịch trình

Sau khi đã triển khai thực hiện, bước tiếp theo là cập nhật tiến độ dự án và kiếm soát các thay đổi của lịch trình. Việc kiểm soát giúp nhà quản lý nhận diện các sai lệch so với kế hoạch và đưa ra những hành động khắc phục để ngăn ngừa rủi ro xảy ra.

Phần mềm quản lý công việc JobChat

phần mềm quản lý công việc dự án

Khi sử dụng phần mềm quản lý công việc online, việc lên kế hoạch, quản lý dự án, quản lý nhân sự trở nên dẽ dàng hơn, phần mềm còn giúp bạn hay những người sử dụng không quên công việc, không để sót việc với tính năng thông báo giúp bạn thực hiện các công việc theo các tiến độ.

JobChat có thể sử dụng để lên quy trình quản lý dự án phần mềm, quản lý dự án xây dựng,..

Phần công việc được sắp xếp theo dạng bảng kanban và dạng list liên kết với nhau, giúp cho người sử dụng dễ dàng tiếp cận đến công việc.

Download ứng dụng tại: