Theo một khảo sát của báo Harvard Business Review, có khoảng 71%  trong số 182 nhà quản lý được phỏng vấn cho rằng các cuộc họp là không hiệu quả. Tại sao một tỷ lệ cao người cảm thấy phần lớn các cuộc họp là không hiệu quả lại tham gia chúng một cách thường xuyên như vậy mỗi ngày tại nơi làm việc. Thực sự các cuộc họp đã phải chịu oan ức khi mang tiếng xấu như vậy. Nếu chúng ta thực hiện đúng cách, chúng tôi tin rằng tổ chức cuộc họp hiệu quả là điều có thể.

Họp là gì?

Họp là một hình thức giao tiếp, là một nhóm người tập trung nhau lại với mục đích để thảo luận, tranh cãi hoặc quyết định.

Vì một cuộc họp thường liên quan đến nhiều người, nên thường khác nhau về ý kiến và có thể gây nên các vấn đề. Một cuộc họp tốt sẽ hạn chế những sự khác biệt đó và kết quả có thể đạt được ngay. Mọi cuộc họp đều phải được chuẩn bị, cân nhắc và tiến hành để xem làm thế thế nào để mọi thứ đều tốt.

>> Xem thêm :Bí quyết để cuộc họp thành công và hiệu quả

Cuộc họp có thực sự cần thiết không?

Điều đầu tiên để xét liệu rằng một cuộc họp trực tiếp có thực sự là cần thiết không. Ngày nay có một số vấn đề được giải quyết nhanh chóng chỉ bằng một tin nhắn hay một cuộc điện thoại. Điều này có thể tiết kiệm thời gian. Các cuộc họp trực tiếp không cần thiết có thể làm lãng phí thời gian.

tổ chức cuộc họp hiệu quả
Tổ chức cuộc họp khi thực sự cần thiết

Không nhất thiết phải có đầy đủ tham dự

Khi một cuộc họp có đầy đủ các thành viên tham gia thì sẽ tổng hợp được nhiều ý kiến và quan điểm khác nhau. Những điều này dễ dàng nhận thấy là có thể làm mất khá nhiều thời gian của mọi người không liên quan nhưng phải có mặt. Chắc hẳn bạn cũng không muốn thấy một người ngơ ngác trong cuộc họp khi không hiểu gì hay không biết mình có mặt để làm gì. Đây đúng là một tình huống gây bối rối và lãng phí nguồn lực đáng báo động ở hầu hết các tổ chức hiện nay.

Số lượng người lý tưởng trong cuộc họp

Một cuộc họp nên chỉ từ 5 -7 người sẽ mang lại hiệu quả tốt nhất. Bởi vì nếu số lượng người quá đông thì có khả năng một vài người đóng vai trò khán giả. Mặt khác, cuộc họp sẽ đi theo một chiều hướng lan mang chệch chủ đề một cách mất kiểm soát.

Tổ chức cuộc họp hiệu quả – Mang theo giấy và bút

Có thể thấy rằng, máy tính xách tay đang xuất hiện ngày càng phổ biến trong các cuộc họp. Một số người sẽ cho rằng đây là cách để ghi chú hiệu quả, nhưng một sự thật là chúng có thể cản trở mức độ tập trung vào cuộc họp.

Những thông báo email khi chúng xuất hiện trên màn hình rất dễ cám dỗ bạn. Bên cạnh đó, đồng nghiệp cũng có thể cáu kỉnh với âm thanh gõ bàn phím. Bạn có thể hạn chế trường hợp này bằng cách khuyến khích nhân viên mang sổ tay hoặc giấy bút khi tham gia họp nếu muốn ghi chú

Cách thức tổ chức cuộc họp hiệu quả – Bắt đầu và kết thúc đúng giờ

Bắt đầu đúng giờ

Rèn luyện thói quen quý trọng giờ giấc cho người tham dự cũng như người tổ chức. Cuộc họp hãy diễn ra đúng như thông báo, đừng đi muộn cũng không nên chờ người đi muộn. Đóng cửa phòng làm việc khi bắt đầu cuộc họp để tôn trọng những người đi đúng giờ và cho những ai đi muộn cảm thấy ái ngại để lần sau không tái diễn nữa.

tổ chức cuộc họp hiệu quả
Cuộc họp được tổ chức đúng giờ và kết thúc đúng giờ

Kết thúc đúng giờ

Nếu bắt đầu vào họp một cách đúng quy củ thì nên việc kết thúc cũng quan trọng không kém. Đừng để những cuộc họp kéo dài không có hồi kết. Những người tổ chức cuộc họp hãy cân đo thời gian cần thiết và kiểm soát thời gian, điều phối trong quá trình diễn ra cuộc họp.

Đối với những người tham gia nên tránh nói lan man. Diễn đạt đúng mục tiêu và ngắn gọn nhưng đầy đủ nội dung nhất có thể . Hãy thể hiện tính chuyên nghiệp và sự tích cực nhất có thể. Một cuộc họp nên có thể tổ chức ngắn gọn trong khoảng 30-40 phút là hiệu quả nhất.

Bám sát chủ đề và mục tiêu cuộc họp

tổ chức cuộc họp hiệu quả
Mọi cuộc họp nên đi theo một agenda

Mọi cuộc họp đều nên có một agenda(nội dung thảo luận chi tiết) đi kèm. Những chủ để thảo luận phải được bám sát để không đi lệch hướng. Vị trí của người dẫn dắt được coi là rất quan trọng. Nếu có thể hãy gửi một agenda cho những người tham dự trước cuộc họp để họ có sự chuẩn bị và đóng góp những ý tưởng có giá trị, Quan trọng là sau khi kết thúc cuộc họp, mọi người hiểu rõ những gì đã thảo luận và hướng đi tiếp theo là gì.

Những nguyên tắc trên mà JobChat gửi đến bạn có thể không quá mới nhưng áp dụng nghiêm ngặt chắc chắn sẽ mang lại một cuộc họp chất lượng và hiệu quả.

>>> Tham khảo: phần mềm quản lý công việc cá nhân